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武汉东湖学院关于做好2016年度档案材料收集工作的通知

发布时间:2017-02-18 16:47:00 作者: 来源:
 各单位、各部门:

为进一步做好学校档案材料收集归档工作,有效保护利用档案资源,更好地为学校申报教学成果奖、教学合格评估等各项迎评创建工作提供有力的支撑材料,按照学校对档案馆的工作安排,根据教育部第27号令《高等学校档案管理办法》要求,请各单位(部门)按照归档范围收集整理2016年度档案材料,在2017510日之前移交至档案馆集中管理。现将档案材料的收集、整理、归档工作有关事宜通知如下:

    一、归档范围

各单位(部门)应交档案材料详见学校归档范围保管期限表(见附件1),对于分类中出现的各种问题,请及时与学校档案馆联系。

二、归档时间

各单位(部门)在2017510日前把应该归档的材料收集齐全、整理完毕后交至学校档案馆。如有特殊情况不能按时移交的,需出具书面说明,由单位主管领导、分管校级领导签字盖章。

三、归档要求
   
(一)各单位(部门)负责人为归档工作的第一责任人,各单位(部门)需指定专人(兼职档案员)负责本单位(部门)的档案归档工作,并于2017228日前将兼职档案员名单及联系方式报学校档案馆,以便工作联络。

(二)档案收集、整理是档案工作的重要组成部分及关键环节。请各单位(部门)高度重视,从即日起对本单位(部门)的档案资料进行收集、整理。

(三)学校活动中形成的应当归档的文件材料,如发现将资料据为己有,拒绝移交档案馆归档的,严格按《档案管理违法违纪行为处分规定 》执行。

    (四)各单位(部门)归档的材料必须是已经办理完毕有保存价值,不影响现有工作进行的原始材料,且不论何种载体(纸质、光盘、磁盘、缩微胶卷等)、何种形式(文字、图片、视频、录像等),只要是有参考价值和保存价值的档案,一律整理后移交至学校档案馆保管。

(五)对于在归档范围内但不在所对应归档单位的档案材料,或不在归档范围内但有保存价值的重要档案,持有此类档案的归档单位也应积极主动移交至学校档案馆。

(六)移交档案材料以学院、部门为单位、按年度时间顺序整理,归档材料应真实、完整、准确、系统。档案移交时附带目录,所有归档材料的目录均需录入学校档案管理系统,除提交纸质版外(纸质目录一式两份,移交时归档单位、接收人签字后各执一份),还需提交档案管理系统的电子数据。

请各单位(部门)按时完成本年度的材料归档工作,逾期不交的个人、单位将纳入绩效考核。

 

附件1.武汉东湖学院文件材料归档范围、保管期限表

      2.兼职档案员名单

    (附件已共享至学校档案工作群,请自行下载)

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