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关于做好2015年度档案材料收集归档工作的通知

发布时间:2016-03-07 09:22:00 作者:档案馆 来源:档案馆

各单位、各部门:

    近年来,我校档案管理工作在全校各单位、各部门的支持配合下,取得了较好成效。为了进一步做好档案材料收集归档工作,有效保护、利用档案资源,提高我校档案管理水平,根据教育部第27号令《高等学校档案管理办法》要求,结合学校整体工作安排,现将2015年度档案材料收集归档工作有关事宜通知如下:

一、归档范围

各单位(部门)应交档案要按照学校制定的归档范围表和保管期限(见档案群共享文件),全面地收集反映本单位(部门)基本职能、重点工作和全体师生切身利益的各类档案资料,为归档整理工作做好准备。对于分类中出现的各种问题,请及时与档案馆联系。

二、归档时间

各单位(部门)应在2016430日前将应该归档的材料整理、收集齐全并交至档案馆,以便集中管理。如有特殊情况不能按时移交,需出具由本单位(部门)负责人、分管校领导签字并加盖本单位(部门)公章的书面说明材料。

三、归档要求

(一)各单位(部门)负责人为归档工作的第一责任人,各单位(部门)需指定专人(兼职档案员)负责本单位(部门)的档案归档工作,并于2016310日前将名单(附件1)报档案馆,以便工作联络。

(二)档案收集、整理是档案工作的重要组成部分及关键环节。请各单位(部门)高度重视档案收集、整理工作,从即日起对本单位(部门)的档案资料进行收集、整理。

(三)学校活动中形成的应当归档的文件材料,如发现被据为己有,拒绝移交档案馆归档的,将严格按照《档案管理违法违纪行为处分规定 》对有关责任人员进行处理。

(四)各单位(部门)归档材料必须是已经办理完毕、有保存价值、不影响现有工作进行的原始材料,且不论何种载体(纸质、光盘、磁盘、缩微胶卷等)、何种形式(文字、图片、视频、录像等),只要有参考价值和保存价值,均需整理后移交至档案馆保管。

(五)对于在归档范围内但不在所对应归档单位(部门)的档案材料,或不在归档范围内但有保存价值的重要档案,持有此类档案的归档单位(部门)也应积极主动移交至档案馆。

(六)各单位(部门)移交档案材料时应以单位、部门为单位、按年度时间顺序整理,归档材料应真实、完整、准确、系统,所有归档材料目录均需录入学校档案管理系统。档案移交时附带目录,除提交纸质版外[纸质目录一式两份,移交时归档单位(部门)、接收人签字后各执一份],还需提交档案管理系统的电子数据。

(七)各单位(部门)应按时完成2015年度本单位(部门)的档案材料整理归档工作,移交情况将作为各单位(部门)目标责任考核中本项内容评分的重要依据。

 

武汉东湖学院档案馆

          201637

 

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