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学生档案管理知识宣传

发布时间:2018-03-02 15:43:00 作者:档案馆 来源:档案馆
    
学生档案管理知识宣传
一、什么是学生档案?
学生档案是学校在学生管理活动中形成的,它记述和反映个人经历、思想品德、专业能力、学习状况等原始记录。
二、什么是毕业生的人事档案?
毕业生的人事档案由学籍档案转换而来,是指毕业生毕业后,在其学籍档案中放入该毕业生的报到证,然后由学校将档案转交毕业生就业单位的人事部门或委托的人才交流机构。这时的学籍档案正式成为人事档案,它是通过毕业生与用人单位或委托的人才交流机构签订就业协议,然后履行相关毕业程序并取得报到证后的档案。
三、学生档案内有哪些材料?
主要包括两部分材料:(1)高中档案材料:入团志愿书、高中毕业生登记表、高考报名登记表、体检表、高考志愿表等;(2)大学档案材料:入学登记表、普通话测试表、年度鉴定表、毕业生体检表、毕业生成绩单、毕业生登记表、在校期间奖励、表彰及其他有关须装档的材料等。
四、学生档案有什么作用?
学生档案,对于个人来说,无论是就业、工作调动、出国政审、职称评审、工资调整,还是入党(团)以及离退休手续的办理、各项证明的出具等等,都将以档案材料的审核为重要依据。
五、毕业生如何对待自己的档案?
(1)高度重视,了解相关的档案知识。
(2)毕业时,抓紧办理就业报到证,将档案放在就业单位档案管理部门,或者方便自己利用的地方人才交流中心托管。
六、为什么建议未就业的学生毕业时将档案放在人才交流中心托管?
根据国家相关政策,规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的,其档案可免费由学校保存两年。为此,有些同学就误以为既然学校免费保存,就无须再由人才交流机构托管了。在这两年里,学校只是保存档案,不会添加这两年你工作的档案记录,如你的转正定级、职称评定等。按国家政策规定,大中专毕业生毕业(以报到证人事部门签署日期为准)一年后,即可由所在单位人事部门或委托的人才交流机构批准转正定级;本科毕业生毕业工作一年(以报到日期计)、大中专毕业生毕业工作满三年可申报初级职称,由所在单位人事部门或委托的人才交流机构负责办理。由此可见,学校保存档案只是“存放”档案,起不到其他作用。
七、毕业生委托人才交流机构人事代理后都享有哪些服务?
(一) 负责人事档案关系接受、调出相关手续;
(二) 办理毕业生的转正定级;
(三) 档案工资的晋级;
(四) 职称晋升申报;
(五) 办理落户手续;
(六) 出具身份证明、落户证明、购房工龄证明、计划生育证明、出国政审等;
(七) 代收代缴养老保险、失业保险、代办医疗保险手续等。
八、为什么我们建议学生不要将档案留存学校?
尽管国家规定毕业生毕业后暂时找不到工作,其档案可免费由学校保管两年,但是如果我们认真考虑,并不合算:(1)不能计算工龄;(2)不经济。放在学校,看似免费,可当你需要档案时,来回交通、食宿费用,比你放在就近的人才交流中心托管花费要多得多。
九、学生档案是如何转递的?
学生档案是国家规定的机密文件,主要通过机要通信渠道邮寄、学校派专人送达、用人单位凭有关证明材料派专人领取等方式进行转接,不允许由邮局普通、挂号邮寄、特快专递等方式转递,更不允许个人自带和请人代领。
十、机要转递的时间?
通过机要形式转递档案一般需要5-15天左右,因此毕业生到用人单位报到一个月以后,应主动查询档案是否寄到该单位。
十一、毕业生如何追踪自己的档案?
毕业生档案邮寄地址按照就业报到证左上角地址或调档函(原件)显示单位(加盖公章)即红章地址邮寄。有严格的交接签收程序,一般情况下不会遗失。毕业生到用人单位报到后,要及时到自己所在单位的人事主管部门了解自己的档案是否已经寄达(档案保存在人才交流中心等机构或派至生源地教育局、人事局的可到相关教育、人事部门查询)。
十二、未收到档案怎么办?
若用人单位或人才交流中心未收到毕业生档案,毕业生可凭单位人事部门书面证明到学校查询,或由接收单位人事部门向学校查询;学生本人查询时要回所在学校的档案管理部门填写《查询单》(查询时限一般为一年,超过一年省机要局不再办理档案查询业务)进行查询。
十三、什么是报到证?有什么作用?
《报到证》由原来《派遣证》转化而来,全称为《全国普通高等学校毕业生就业报到证》(简称“报到证” )。其作用是:
1、毕业生到就业单位报到的凭证和依据。   
2、毕业生参加工作时间的初始记载和凭证。 
3、调档凭证。毕业生到就业单位报到时,须持《报到证》(蓝页)。学校相关部门依据《报到证》为毕业生办理档案转递、组织关系转移和户籍迁移等手续,就业单位所在地公安部门凭《报到证》为毕业生办理落户手续,就业单位凭《报到证》为毕业生办理相关工作手续。
4、对自主创业的毕业生可凭《报到证》到有关部门办理减免有关税费手续。
5、毕业生到非国有单位就业时办理人事代理手续的凭证。
6、毕业生就业的证明。
7、干部身份证明。
十四、毕业生怎样调转档案?
毕业生必须凭报到证或调档函办理调档手续方可调档。
1、凭报到证调档:报到证左上角地址即为发档地址;
(1)、考取国家公务员调档:凭录用文件办理报到证,然后再调档;
(2)、“大学生村官”、“招教”、“选调生”等情况调档:凭调档函或凭就业协议书办理报到证,然后调档;
2、凭调档函调档:调档函(原件)显示单位(加盖公章)即为发档地址;
主要是考取外校研究生调档:
(1)往届生:凭调档函和调档通知单(学院和就业处审核盖章)调档,如已签约的还需用人单位出具同意报考的书面证明或解聘函;
(2)应届生:调档凭调档函和调档通知单等毕业材料齐全后直接调档(档案寄往考取学校要求的地址);
3、请在就业系统网详细登记姓名、学号、专业、联系方式和档案寄往的城市等信息。
十五、毕业生怎样办理报到证?
毕业生应到校就业指导服务中心办理或咨询。
十六、当前毕业生转档案可分三种情况
1、转至生源地
提到生源地,许多来自农村的学生就会担心会不会转为农村户口,实际上这是一种误解,生源地人事部门一般是指地级市的人事局。但各地方规定有所不同,如辽宁省要求统一派回辽宁省教育厅;黑龙江省要求统一派回黑龙江省人事厅;上海市要求统一派回上海市高校毕业生就业指导中心……这种转档案的方式比较适合准备在生源地范围内就业的毕业生和暂时不想就业的毕业生。其优点是在生源地就业后办理手续简单方便,而缺点则是毕业生两年内如离开生源地就业,需重新办理改派手续。
2、档案留校
2002年国家下发文件,允许毕业时尚未落实单位的毕业生户口、档案留校两年。该政策执行几年来,许多毕业生受益,但也凸现了一些弊端。按照有关规定,毕业生只要与校就业指导中心签订档案留校协议,就可以将户口、档案暂时留在学校,待落实工作单位后,将户籍和档案迁至工作单位所在地,申请档案留校超过两年仍未落实工作的,学校将其档案和户口迁回生源地,学校不再为其发放就业报到证。毕业生凭用人单位录(聘)用手续、劳动合同和《普通高等学校毕业生证书》办理落户手续。这种转档案的方式适合有就业愿望但尚未就业的毕业生,其优点是由于学校的诚信度较高,代为保管户口关系和档案,提供就业咨询、就业信息、就业指导等与落实就业单位有关的服务,老师尽心尽力,而且不收取额外费用,学生自由度较大,安全性高,可以以应届毕业生的身份参加公务员考试。但其缺点则是毕业生档案留校只是延长了择业期,与学校没有人事隶属关系,涉及人事关系的证明都不能出具。
3、转至就业代理
毕业生可以根据实际情况与各省高等学校毕业生就业指导中心签订代理协议,签约期限可分为一年至三年,在代理期满前毕业生可自愿申请续签或终止协议。这种方式比较适合准备考研、创业、灵活就业的毕业生,其优点是签订就业代理协议可以获得更多的就业信息,既省时,又省力;服务范围更加广泛,易于毕业生解决一些实际问题;正规的就业指导中心的参与和协助,在安全性方面的保障更大。其缺点则是由于毕业生与指导中心交流相对少,容易造成信息不畅。
 

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